Guida pratica alla protezione dei dati (GDPR) (v03)

lunedì 13 marzo 2023

Team Polaris

La protezione dei dati si riferisce ai dati dei soci o ai dati personali di altre persone coinvolte, come ospiti, visitatori o relatori.

Protezione dei dati dei membri

Devono essere rispettati i seguenti principi:

  1. Ogni persona deve avere proprie dati di accesso (nome utente + password). I dati di identificazione non devono essere trasmessi ad altre persone.
  2. Il termine "dati personali" comprende tutti i dati relativi a una persona, come cognome, nome, dati di nascita, indirizzo, e-mail, numero di telefono, professione, azienda, luogo di lavoro, ragione sociale, ecc.
  3. La pubblicazione di dati personali al di fuori del Rotary o del Rotaract è consentita solo con il consenso esplicito della persona. Deve essere indicato quali dati saranno trasmessi a chi e per quale scopo.
Esempi pratici:
  • Un/a assistente non rotariano/a del segretario di club può essere registrato/a come "Altro contatto" del club, con le proprie credenziali e i relativi diritti amministrativi..
  • Un/una vedovo/a può essere registrato/a come "Altro contatto" del club, avere un proprio accesso e quindi partecipare alla vita del club.
  • Un ristorante può essere registrato come "Altro contatto" nel club, avere un proprio accesso e ricevere via e-mail le notifiche di iscrizione/cancellazione per un pranzo/cena, con la relativa selezione del menu, o controllare le iscrizioni sulla pagina web dell'evento.
  • La distribuzione dell'elenco dei soci all'interno del club per scopi interni, è possibile senza il consenso esplicito dei soci. Lo stesso vale per il Distretto.
  • La divulgazione dei dati dei soci a un'organizzazione non rotariana o a un'azienda (compresa l'azienda di un socio) è consentita solo con il consenso esplicito dei soci.

Protezione di altri dati personali

Si tratta di ospiti e relatori che partecipano agli eventi rotariani. I seguenti principi devono essere osservati:

  1. La pubblicazione dei dati degli ospiti e dei relatori al di fuori del Rotary (cioè pubblicamente) è consentita solo con il consenso esplicito dell'interessato. Deve essere specificato quali dati saranno trasmessi a chi e per quale scopo.
  2. Il termine "dati personali" comprende tutti i dati della persona. Cioè cognome, nome, data di nascita, indirizzo, e-mail, numero di telefono, professione, datore di lavoro, luogo di lavoro, funzione, ecc.
Esempi pratici:
  • Una conferenza di club del Dr. Hans Mustermann dell'Università di Basilea sul tema "Ricerca farmacologica senza esperimenti sugli animali" può essere annunciata pubblicamente solo con il consenso del Dr. Mustermann. Le informazioni pubblicate devono essere chiaramente identificate.
  • Una conferenza di club del Dr. Hans Mustermann dell'Università di Basilea sul tema "Ricerca farmacologica senza esperimenti sugli animali" può essere annunciata, senza il suo consenso, solo a Rotariani e Rotaractiani, ossia deve essere accessibile sul web dopo il login, con una diffusione non superiore a "Tutti i soci (tutte le unità)".
  • Un evento distrettuale come il PETS, il congresso distrettuale, un seminario, ecc. deve essere visibile solo ai Rotariani e ai Rotaractiani, cioè dopo il login, con visibilità al massimo a "Tutti i soci (tutte le unità)".
  • Un concerto di beneficenza del Rotary o un torneo di golf possono essere comunicati pubblicamente. È necessario chiedere il consenso agli artisti e/o agli organizzatori che vengono citati per nome.

Le visibilità "Membri di comitato (Club / Organizzazione propria)" e "Membri di comitato e delle commissione (Club / Organizzazione propria)" rientrano nel regolamento interno del club sulla confidenzialità e non hanno nulla da fare con la protezione dei dati. Le raccomandazioni sono le seguenti:

  • Un evento a cui possono partecipare solo i soci del club dovrebbe essere visibile solo ai soci del club.
  • Un evento a cui possono partecipare solo i membri del Comitato e delle commissione può essere visibile da tutti i soci del club o solo ai membri del Comitato e delle commissione, a seconda dello statuto del club. Il RI raccomanda che i verbali del Comitato siano resi accessibili ai soci del club.

Definizione dei livelli di visibilità

  • Membri di comitato (Club / Organizzazione propria) => visibile solo dopo il login, solo membri del consiglio (FE) o amministratori dei contenuti (BE)
  • Membri di comitato e delle commissione (Club / Organizzazione propria) => visibile solo dopo il login, solo per i membri del consiglio e del comitato (FE) o gli amministratori dei contenuti (BE)
  • Tutti i soci attivi, prospetti, ospiti e altri contatti (Club / Organizzazione propria) => visibile solo dopo il login, solo per i membri del club (FE) o gli amministratori dei contenuti (BE)
  • Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (Club / Organizzazione del propio distretto) => visibile solo dopo il login, solo per Rotariani + Rotaractiani del proprio distretto
  • Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (Club / Organizzazioni di tutti distretti del propio multidistretto) => visibile solo dopo il login, solo per Rotariani + Rotaractiani in CH & FL
  • Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (Club / Organizzazioni di tutti distretti e di tutti multidistretti)  => visibile solo dopo il login, solo per Rotariani + Rotaractiani + membri di clubs e commissioni speciali di CH&FL, risp. Francia, risp. Belux, ecc...
  • Annuncio pubblico => prime 3 righe visibili senza login, il resto solo con login, solo per Rotariani + Rotaractiani + membri di clubs e commissioni speciali di CH&FL, risp. Francia, risp. Belux, ecc...
  • Pubblico => visibile senza login

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Uso practico:
  • Riunioni del Comitato: Visibilità => Membri di comitato (Club / Organizzazione propria)
  • Riunioni del Comitato e delle Commissioni: Visibilità => Membri di comitato e delle commissione (Club / Organizzazione propria)
  • Assemblea generale annuale: Visibilità => Tutti i soci attivi, prospetti, ospiti e altri contatti (Club / Organizzazione propria)
  • Evento per Natale ou evento riservato al club: Visibilità => Tutti i soci attivi, prospetti, ospiti e altri contatti (Club / Organizzazione propria)
  • Riunione di club con o senza oratore: Visibilità => Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (propio distretto o multidistretto) 
  • Notiziario / Rapporto / Verbali: Visibilità => Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du District ou du Multi-district)  
  • Gallerie fotografiche: Visibilità => Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (propio distretto o multidistretto) 
  • Progetto di club: Visibilità => Publicco
  • Evento distrettuale: Visibilità => Tutti i soci attivi, prospetti e ospiti (propio distretto) 
  • Evento pubblico come un concerto di beneficenza o un torneo di golf: Visibilità => Publicco

Livelli di visibilità