Praktični vodič za zaštitu podataka (GDPR)

Zaštita podataka članova

1. Moraju se poštovati sljedeća načela:
   Svaka osoba mora imati svoje vjerodajnice (korisničko ime + lozinka). Vjerodajnice se ne smiju dijeliti s drugim osobama.
2. Pojam "osobni podaci" uključuje sve podatke o osobi, odnosno ime, ime, datum rođenja, adresu, e-mail, broj telefona. profesija, tvrtka, mjesto rada, ime partnera itd.
3. Objava osobnih podataka izvan Rotaryja ili Rotaracta dopuštena je samo uz izričit pristanak osobe. Mora biti navedeno koji će podaci biti proslijeđeni kome i za koju svrhu.

Praktični primjeri:

Ne-rotarijanski pomoćnik tajnika kluba može biti registriran kao "Ostali kontakt" u klubu, imati svoje vjerodajnice i može imati odgovarajuća administrativna prava.

Udovica može biti registrirana kao "Ostali kontakt" u klubu, imati vlastiti pristup i tako sudjelovati u životu kluba.
Restoran se može registrirati kao "Ostali kontakt" u Klubu, imati vlastiti pristup i primati e-mailom obavijesti o prijavi/otkazu za ručak/večeru,
s pripadajućim odabirom jelovnika, ili provjeriti prijave na webu događaja stranica.

Distribucija popisa članova unutar kluba, za interne potrebe, moguća je bez izričite suglasnosti članova. Isto vrijedi i za Distrikt.
Otkrivanje podataka o članovimane-rotarijanskoj organizaciji ili tvrtki(također tvrtki člana) dopušteno je samo uz izričit pristanak članova.

Zaštita ostalih osobnih podataka

Takve osobe su gosti i govornici koji sudjeluju na Rotary događanjima. Moraju se poštovati sljedeća načela:

Objavljivanje podataka o gostima i govornicima izvan Rotaryja (tj. javno) dopušteno je samo uz izričit pristanak osobe. Mora biti navedeno koji će podaci biti proslijeđeni kome i za koju svrhu.
Pojam "osobni podaci" uključuje sve podatke o osobi, odnosno ime, ime, datum rođenja, adresa, e-mail, brojtelefona , zanimanje, poslodavac, mjesto rada, položaji sl.

Praktični primjeri:

• Klupsko predavanje dr. Hansa Mustermanna sa Sveučilišta u Baselu na temu "Istraživanje lijekova bez testiranja na životinjama" može se javno objaviti samo uz suglasnost dr. Mustermanna. Mora biti jasno koja se informacija gdje objavljuje.
• Klupsko predavanje dr. Hansa Mustermanna sa Sveučilišta u Baselu na temu "Istraživanje lijekova bez testiranja na životinjama" može se, bez njegovog pristanka, najaviti samo Rotarijancima i Rotaraktovcima, tj. dostupno na webu nakon prijave, s objavom za najviše "Svi članovi (svi klubovi)".
• Događaj distrikta kao što je PETS, konferencija distrikta, seminar itd. bit će vidljiv samo rotarijancima i rotarakovcima, tj. nakon prijave, s vidljivošću ne više od "Svi članovi (svi klubovi)".
• Dobrotvorni koncert Rotaryja ili turnir u golfu mogu se javno objaviti. Pristanak treba tražiti od izvođača i/ili organizatora koji su imenovani.

Vidljivost "Članovi odbora (matični klub)" i "Članovi odbora i odbora (matični klub)" ovisi o internoj politici privatnosti kluba i nema nikakve veze sa zaštitom podataka.

Preporuke su sljedeće:

• Događaj u kojem mogu sudjelovati samo članovi kluba trebao bi biti vidljiv samo članovima kluba.
• Događaj kojem mogu prisustvovati samo članovi Uprave i Povjerenstva može biti vidljiv svim članovima kluba ili samo članovima Uprave i Povjerenstva, ovisno o ustroju kluba. RI preporučuje da zapisnici odbora budu dostupni članovima kluba.